업무를 하다 보면 생각보다 많은 시간을 이메일 작성에 사용하게 됩니다.
간단한 자료 전달은 금방 작성할 수 있지만 거래처에 정중하게 요청하거나, 회의 일정을 변경하거나, 받은 메일에 적절하게 답장해야 할 때는 문장 하나를 쓰는 데도 고민하게 되는데요.
이럴 때 알아두면 좋은 것이 ChatGPT 이메일 작성법입니다.
ChatGPT를 활용하면 이메일 초안을 빠르게 만들고, 딱딱한 문장을 자연스럽게 수정하거나 상황에 맞는 말투로 바꾸는 데 도움을 받을 수 있습니다.
이번 글에서는 직장인이나 이메일 작성이 익숙하지 않은 분들도 바로 활용할 수 있는 ChatGPT 이메일 작성법 7가지를 실제 질문 예시와 함께 알아보겠습니다.
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ChatGPT 이메일 작성법이 유용한 이유
이메일을 잘 작성하려면 전달할 내용뿐 아니라 상대방과의 관계, 메일을 보내는 목적, 원하는 말투까지 고려해야 합니다.
ChatGPT에게 단순히
“업무 이메일 작성해줘.”
라고 요청할 수도 있지만 조금 더 구체적으로 질문하면 활용하기 좋은 초안을 만들 수 있습니다.
예를 들어,
“거래처 담당자에게 다음 주 월요일까지 견적서를 보내달라고 요청하는 이메일을 작성해줘. 너무 딱딱하지 않으면서 정중한 업무용 말투로 작성해줘.”
처럼 상대방과 목적, 원하는 분위기를 함께 알려주는 방식입니다.
ChatGPT에게 원하는 조건을 정확하게 전달하는 방법이 어렵다면 ‘ChatGPT 질문 잘하는 법｜원하는 답변을 얻는 프롬프트 작성법’ 글도 함께 참고해보세요.
1. 업무 이메일 초안 빠르게 만들기
첫 번째 ChatGPT 이메일 작성법은 처음부터 모든 문장을 직접 작성하는 대신 이메일 초안을 만드는 것입니다.
전달해야 할 핵심 내용만 정리해서 입력해보세요.
예를 들어,
“팀장님께 프로젝트 진행 상황을 보고하는 이메일을 작성해줘. 현재 진행률은 80%이고 금요일까지 최종 자료를 전달할 예정이야.”
처럼 요청할 수 있습니다.
생성된 초안을 자신의 상황에 맞게 수정하면 처음부터 이메일을 작성하는 것보다 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
2. 정중한 요청 이메일 작성하기
자료 요청이나 일정 변경처럼 상대방에게 무엇인가 부탁해야 하는 이메일은 표현을 정하기가 어렵습니다.
너무 직접적으로 작성하면 부담스럽게 느껴질 수 있고, 반대로 지나치게 길게 작성하면 핵심 내용이 흐려질 수 있습니다.
이럴 때는
“거래처에 회의 일정을 수요일에서 목요일로 변경할 수 있는지 정중하게 요청하는 이메일을 작성해줘.”
처럼 상황을 설명해보세요.
필요하다면 “핵심 내용이 바로 보이도록 짧게 작성해줘”라는 조건을 추가할 수도 있습니다.
3. 받은 이메일에 답장 만들기
답장을 어떻게 시작해야 할지 고민될 때도 ChatGPT를 활용할 수 있습니다.
받은 이메일의 핵심 내용을 개인정보나 회사 기밀이 노출되지 않도록 정리한 뒤 원하는 답변 방향을 알려주세요.
예를 들어,
“상대방이 다음 주 화요일 미팅을 제안했어. 참석 가능하다고 답하면서 회의 자료를 미리 받을 수 있는지 요청하는 답장을 작성해줘.”
처럼 질문할 수 있습니다.
받은 메일 전체를 그대로 입력하기보다 필요한 내용만 요약해서 사용하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
4. 너무 딱딱한 이메일 자연스럽게 수정하기
직접 이메일을 작성했지만 문장이 지나치게 딱딱하거나 어색하게 느껴질 때가 있습니다.
이럴 때 작성한 문장을 보여주고 말투만 수정해달라고 요청할 수 있습니다.
예를 들어,
“아래 업무 이메일의 내용은 바꾸지 말고 조금 더 친절하고 자연스러운 표현으로 수정해줘.”
라고 요청해보세요.
반대로 중요한 공지나 공식적인 업무 메일이라면 “조금 더 공식적이고 간결하게 수정해줘”라고 요청할 수도 있습니다.
이처럼 기존 문장을 목적에 맞게 다듬는 다른 방법은 ‘ChatGPT 글쓰기 활용법｜블로그 글부터 문장 수정까지 쉽게 사용하는 방법’에서도 확인할 수 있습니다.
5. 이메일 제목도 함께 만들기
이메일을 작성할 때 의외로 고민되는 것이 제목입니다.
본문을 잘 작성했더라도 제목만 보고 어떤 내용인지 알기 어렵다면 상대방이 중요한 메일을 놓칠 수도 있습니다.
ChatGPT에게 본문을 작성하도록 요청하면서
“이 이메일에 어울리는 제목도 5개 추천해줘.”
라고 덧붙여보세요.
예를 들어 자료 요청 메일이라면 요청 내용이나 기한처럼 중요한 정보가 제목에서 자연스럽게 드러나도록 만들 수 있습니다.
여러 제목을 받은 다음 가장 명확한 것을 골라 사용하는 방법도 좋습니다.
6. 영어 업무 이메일 작성하기
해외 고객이나 거래처에 이메일을 보내야 할 때도 활용할 수 있습니다.
한국어로 전달할 내용을 먼저 정리한 다음 자연스러운 비즈니스 영어로 바꿔달라고 요청해보세요.
예를 들어,
“해외 거래처에 제품 배송 일정을 확인하는 이메일이야. 정중하고 자연스러운 비즈니스 영어로 작성해줘.”
처럼 질문할 수 있습니다.
영어 표현을 더 자연스럽게 만드는 방법이 필요하다면 ‘ChatGPT 번역 활용법 7가지｜영어 번역을 더 자연스럽게 만드는 방법’ 글도 함께 참고해보세요.
7. 상황별 이메일 템플릿 만들어두기
자주 보내는 이메일이 있다면 매번 처음부터 작성할 필요가 없습니다.
자료 요청, 일정 변경, 미팅 확인, 문의 답변, 감사 메일처럼 반복해서 사용하는 이메일을 자신만의 템플릿으로 만들어둘 수 있습니다.
예를 들어,
“업무에서 반복해서 사용할 수 있는 자료 요청 이메일 템플릿을 만들어줘. 받는 사람 이름, 자료명, 제출기한만 바꾸면 사용할 수 있게 작성해줘.”
라고 요청해보세요.
기본 틀을 만들어두고 상황에 따라 필요한 부분만 변경하면 반복적인 이메일 작성 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
ChatGPT 이메일 작성 시 개인정보는 주의하세요
ChatGPT 이메일 작성법을 활용할 때 편리함만큼 중요한 것이 정보 관리입니다.
고객의 개인정보, 전화번호, 계약 내용, 회사 내부정보 등 민감한 내용을 그대로 입력하기 전에 해당 정보를 AI 서비스에 입력해도 되는지 회사 정책을 먼저 확인해야 합니다.
꼭 필요한 경우 실제 이름을 ‘고객 A’, 회사명을 ‘거래처 B’처럼 바꾸고 중요한 숫자나 개인정보를 제거한 예제 내용으로 작성하는 방법도 있습니다.
ChatGPT의 데이터 및 개인정보 관련 설정이 궁금하다면 OpenAI 공식 데이터 제어 FAQ를 참고할 수 있습니다.
ChatGPT 이메일 작성법의 핵심은 3가지입니다
ChatGPT를 이용해 이메일을 작성할 때는 세 가지를 먼저 정리해보세요.
첫째, 누구에게 보내는 이메일인지 알려줍니다.
둘째, 이메일을 보내는 목적을 설명합니다.
셋째, 원하는 말투를 지정합니다.
예를 들어,
“거래처 담당자에게 보내는 이메일이고, 견적서를 금요일까지 요청하려고 해. 정중하지만 너무 딱딱하지 않은 말투로 작성해줘.”
처럼 요청하는 것입니다.
여기에 이메일 길이와 반드시 포함해야 할 내용을 추가하면 더욱 활용하기 좋은 초안을 만들 수 있습니다.
ChatGPT가 작성한 결과는 그대로 보내기보다 받는 사람, 날짜, 숫자, 첨부파일 여부 등 중요한 정보를 마지막으로 확인한 뒤 발송하는 것이 좋습니다.
FAQ
ChatGPT로 업무 이메일을 작성할 수 있나요?
네. 상대방과 이메일 목적, 전달할 내용, 원하는 말투를 알려주면 업무 이메일 초안을 만드는 데 활용할 수 있습니다. 생성된 내용은 실제 상황에 맞는지 확인한 뒤 사용하는 것이 좋습니다.
받은 이메일을 ChatGPT에 넣고 답장을 만들어도 되나요?
가능하지만 개인정보나 회사 내부정보가 포함되어 있다면 주의해야 합니다. 필요한 내용만 요약하거나 민감한 정보를 제거한 뒤 활용하는 것이 좋습니다.
ChatGPT로 영어 이메일도 작성할 수 있나요?
네. 한국어로 전달할 내용을 정리한 뒤 자연스러운 비즈니스 영어 이메일로 작성해달라고 요청할 수 있습니다.
ChatGPT가 만든 이메일을 그대로 보내도 되나요?
바로 발송하기보다는 상대방 이름, 일정, 금액, 첨부파일, 표현 등이 정확한지 마지막으로 확인하는 것이 좋습니다.
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작성한 이메일 문장을 더 자연스럽고 읽기 쉽게 다듬을 때 함께 활용할 수 있습니다.
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